|
| ||
|
Принято Протоколом Межгосударственного совета по
стандартизации, метрологии и
сертификации от 28 февраля 2006
г. N 23 ИЗМЕНЕНИЕ N 1 ГОСТ 2.501-88 "ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ" Принято
Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по
переписке (Протокол N 23 от 28.02.2006). Зарегистрировано
Бюро по стандартам МГС N 5305. За принятие
изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих
государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО
3166) 004]. Дату введения в
действие настоящего изменения устанавливают указанные национальные органы по
стандартизации. Вводная часть.
Первый абзац после слова "документов" дополнить словами:
"выполненных в бумажной и электронной формах"; дополнить абзацем: "На основе
настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности
учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от
объема документации и условий документооборота". Пункт 1.1 после
слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме". Пункт 1.2 и сноска.
Заменить знак сноски: <*> на <1>; дополнить сноской -
<2>: "<2>
Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в
Приложении 5". Пункты 1.2, 2.1,
2.2, 2.4, 2.8, Приложение 2 (пункты 1.6, 1.14) дополнить в конце знаком сноски:
<*>. Раздел 1 дополнить
пунктом - 1.3: "1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в
бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в
друга. При этом соблюдают следующие правила: - конструкторские
документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы; - снабженные
соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными
цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами
(подлинниками, дубликатами, копиями); - для использования
в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий
электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением
средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны
подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они
приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены; - преобразование не
должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102; - документы,
полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие
ссылки друг на друга; - взаимное
соответствие между этими документами обеспечивает разработчик". Пункт 2.1 после
слова "Подлинники" дополнить словами: "выполненные в бумажной
форме"; дополнить абзацем
(перед примечанием): "Подлинники
электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать
требованиям ГОСТ 2.051". Пункт 2.2. Первый
абзац. Заменить слова: "должны проверять:"
на "проверяют:"; перечисление 1)
после слова "спецификациями" дополнить словами: "ведомостями
электронных документов"; перечисление 3)
после слова "подписей" дополнить словами: "(в том числе
электронных цифровых подписей)"; исключить слова: "кроме карты
технического уровня и качества продукции". Пункт 2.3 изложить
в новой редакции: "2.3. Все
подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации
заполняют следующие реквизиты: - инвентарный номер
документа; - дата регистрации; - обозначение
документа; - наименование; - число листов в
документе; - формат документа
по ГОСТ 2.301; - кем выпущен
документ; - подпись о приемке
документа на хранение; - примечание (при
необходимости). Регистрация может
быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом
(вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в
инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с Приложением 3. При
автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной
форме". Пункт 2.4. Первый
абзац изложить в новой редакции: "Каждому
подлиннику документа присваивают один инвентарный номер"; второй абзац
исключить. Пункт 2.6.
Исключить слова: "(в инвентарной книге)"; дополнить словами:
"в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный
документ". Пункт 2.7. Первый
абзац изложить в новой редакции: "По каждому
документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения
(изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения
подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии
с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в Приложения 3". Пункт 2.8. Первый
абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной
форме"; дополнить абзацем: "Подлинники
электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на
отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях
осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия
хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый
поиск и пригодность к использованию". Пункт 2.9 дополнить
абзацем: "Учет
применяемости технологических документов вручную или автоматизированным
способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ
3.1201". Пункт 3.3 изложить
в новой редакции: "3.3.
Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию
восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений". Пункт 3.4. Первый
абзац изложить в новой редакции: "В
восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи,
графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в
подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник". Пункт 3.5. Первый
абзац изложить в новой редакции: "В таблицу
изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о
последнем изменении". Пункт 3.6. Первый
абзац. Исключить слова: "изготовляемом
вручную". Пункт 3.7 дополнить
абзацем: "Правильность
восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться
электронной цифровой подписью ответственного лица". Раздел 4 исключить. Приложение 2. Пункт
1.1. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в
бумажной форме"; второй
абзац после слова "копий" дополнить словами: "в бумажной
форме"; пункт 1.2 после
слова "документов" изложить в новой редакции: "архивные,
контрольные, рабочие"; пункт 1.3. Первый
абзац после слова "технологии" дополнить словом:
"изготовления"; после слов "конструкции и т.п. " дополнить
словами: "Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2,
Приложение 3)"; второй абзац
дополнить словами: "в папках (альбомах) или на электронном носителе"; третий абзац перед
словами "На видном месте" дополнить словами: "Для документов в
бумажной форме"; пункт дополнить
абзацем: "Архивные
копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий
признак (буква, цифра и др.)"; пункт 1.4. Первый
абзац изложить в новой редакции: "Контрольные
копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих
копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и
абонентам не выдают"; дополнить абзацем
(после первого): "Контрольная
копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий
признак (буква, цифра и др.)"; Приложение 2
дополнить пунктом - 1.4а: "1.4а. Рабочие
копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся
в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает
организация"; пункт 1.5
исключить; пункт 1.6 изложить
в новой редакции: "1.6. Учет
выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может
проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам
учета документов формы 2, 2а в соответствии с Приложением 3. Учет выдачи и
возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или
автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии
с Приложением 3 <*>"; пункт 1.7. Первый
абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной
форме"; пункт 1.14 после
слов "экземпляр технолога" дополнить словами: "приведенные в Приложении 4"; пункт 2.3. Первый
абзац изложить в новой редакции: "Регистрацию
(учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с
требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На
каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп
с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких
экземпляров) и даты регистрации"; третий абзац после
слова "копиях" дополнить словами: "в бумажной форме"; пункт 2.4 после
слова "учитывают" дополнить словами: "вручную или
автоматизированным способом". Приложение 3. Перед
словами "Карточка учета документов (лицевая сторона)" дополнить
словами: "Форма 2"; форма 2. Заменить наименование графы: "(Отметки о микрофильмировании, восстановлении,
аннулировании)" на "(Отметки о микрофильмировании, наличии архивной
копии, восстановлении, аннулировании)". Приложение 4.
Наименование дополнить словами: "ВЫПОЛНЕННЫХ В
БУМАЖНОЙ ФОРМЕ"; пункт 11 исключить;
образец штампа "ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ" исключить. Стандарт дополнить
Приложением - 5: "Приложение 5 Справочное КОММЕНТАРИИ К
ПУНКТАМ СТАНДАРТА К пункту 1.2. Учет
и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения
документации на предприятии. Под учтенным
документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный
документ). Перечень функций,
организационная структура и распределение функций системы документооборота
устанавливается предприятием. К пункту 2.1. При
регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание"
(форма 1, Приложение 3) указывают формат файла документа. К пункту 2.2. К
другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с
ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение
подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более
ступени входимости составных частей. Для электронных
документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка
комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в
целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных
документов". К пункту 2.4.
Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в
документе или количества файлов, из которых он состоит. На документе,
состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер
подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. К пункту 2.8. Для
обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при
хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения
резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает
организация. К Приложению 2
(пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов
должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним)
извещений об изменениях и (или) копий измененных документов. Информационные
данные. Раздел 5. Пункт 3 исключить; пункт 5. Таблицу
дополнить ссылками и номерами пунктов: ГОСТ 2.051-2006,
2.1; ГОСТ 2.301-68, 2.3; графа "Номер
пункта". Исключить ссылку: 4.2; заменить ссылку:
"ГОСТ 13.1.002-80" на "ГОСТ 13.1.002-2003". | ||
|
| ||
|
|