Утвержден и введен в
действие
Приказом Ростехрегулирования
от 15 декабря 2009
г. N 1260-ст
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ,
БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ,
УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ
System of standards on
information, librarianship
and publishing. Information
and documentation.
Guidelines for standards
drafters records management
requirements in standards
ISO 22310: 2006
Information and documentation
- Guidelines for standards
drafters records management
requirements in standards
(IDT)
ГОСТ Р ИСО 22310-2009
Группа Т62
ОКС 01.140.20
Дата введения
1 июля 2010 года
Предисловие
Цели и принципы
стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27
декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила
применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации.
Основные положения".
Сведения о
стандарте
1. Подготовлен
Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе аутентичного
перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191
"Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело".
3. Утвержден и
введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст.
4 Настоящий
стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 "Информация и
документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами" (ISO 22310:2006 "Information and
documentation - Guidelines for standards drafters records management
requirements in standards", IDT).
При применении
настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных
стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации,
сведения о которых приведены в дополнительном Приложении ДА.
5. Введен впервые.
Информация об
изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом
информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений
и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях
"Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены
настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в
ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные
стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются
также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети
Интернет.
Введение
Все большее число
стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления
документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями
стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы,
разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными,
аутентичными и единообразными.
В стандартах ИСО ТК
46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных
стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению
документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как
дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.
Цель
настоящего стандарта - содействие специалистам, разрабатывающим новые либо
корректирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в
стандартах, а также обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым
критериям последовательности и функциональной совместимости.
Следование
настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по
управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании
общих требований, представленных в ИСО 15489.
Применение
настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных
стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и
системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.
Технические
комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению
документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов.
Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее
руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство
является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.
1. Область
применения
Настоящий стандарт
объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1,
ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты,
регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены
различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты
расширенной структуры управления документацией.
Содержащиеся в
настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и
методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами
ИСО/МЭК.
Настоящий стандарт
предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке
проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он
также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но
применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном
уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих
документов, устанавливающих требования к управлению документами.
Примечание.
Значение термина "стандарт" в настоящем стандарте охватывает целый
ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие
принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно
доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается
конкретный вид документа.
2.
Нормативные ссылки
В настоящем
стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные
стандарты. При датированных ссылках последующие редакции международных
стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только
после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой
редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно
последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая
поправки.
ИСО 15489-1:2001.
Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information and
documentation - Records management - Part 1: General)
ИСО/ТО
15489-2:2004. Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2,
Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines)
ИСО 23081-1.
Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1,
Information and documentation - Records management processes - Metadata for
records - Part 1: Principles)
ИСО/МЭК Руководство
2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (ISO/IEC Guide 2,
Standardization and related activities - General vocabulary)
МЭК 82045-1. Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (IEC 82045-1, Document management - Part 1: Principles and methods)
ИСО/МЭК Директивы. Часть 2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов (ISO/IEC Directives,
Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards).
3. Термины
и определения
В настоящем стандарте
применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.
4. Общие
принципы
4.1.
Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО
15489
Типовые требования,
установленные в ИСО 15489, включают в себя:
- требования к
созданию документов (правила документирования) - требования, определяющие,
какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и
введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих
документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные
об управлении документами);
- требования к
хранению документов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться
документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а
также как организовать их уничтожение;
- требования к
доступу к документам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к
документам и как регулируются права доступа;
- требования к
обеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа и
использования документов;
- требования к
системам, предназначенным для создания и хранения документов;
- инструменты или
процедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схем
классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие
органы.
4.2. Дополнительные требования
Дополнительные
требования включают в себя:
- целесообразность
- специальные требования к управлению документами, которые могут быть
разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО
15489 является недостаточной;
- совместимость,
которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.
5.
Руководство по разработке и структуре требований
к
управлению документами, устанавливаемых в стандартах
5.1. Общие
положения
Большинство
руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением
к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК. Часть 2, которые содержат требования к
структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.
В процессе
разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость
использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1,
включая следующие аспекты:
- термины и
определения;
- согласованные
общие элементы;
- использование
согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;
- ясность изложения
(как текста, так и оформления);
- отсутствие
повторений и противоречий.
Разработка и
пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны
следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект
документа уже принят и обнародован, следует установить области применения
рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.
Во всех требованиях
к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства
их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией
следует использовать общие элементы (см. 5.3.3).
5.2.
Специфические отраслевые требования
5.2.1. Общие
положения
Там, где предложенные
требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области
применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к
руководству, данному в 5.3 и 4.2.
5.2.2. Требования к
управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)
a) Должны быть
совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.
b) Должна быть ясно
определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к
управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся
определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).
c) Должна быть
всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области
применения (например, с использованием различных типографских стилей).
5.2.3. Спецификация
разработки (техническое задание)
В случае разработки
требований к управлению документами (ИСО 15489-1, п. 3.16), следует указать
ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как
ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области
применения (отрасли), они должны быть добавлены к
основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем
стандарте.
5.2.4. Работа с
отступлениями
Любое отступление
от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим
стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету
возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить
соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает
технический комитет, работающий со стандартами.
5.3. Модель управления документами, структура и общие элементы
5.3.1. Общие
положения
Рекомендуется,
чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась
согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это
позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой
методологической основе.
Совместимость
требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации
стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта,
количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.
5.3.2. Соответствие
модели и структуре ИСО 15489
Общая структура
требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и
логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.
Выбранная модель
должна включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:
a) пользователям в
понимании этих принципов и применении систем управления документами;
b) разработчикам
стандартов в построении последовательной и логической структуры.
Существующие модели
требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться
новые модели. Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению
документами в стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель,
должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами,
разработанными другими техническими комитетами.
Примечание. Примеры
использования этих моделей приведены в ИСО 15489.
5.3.3.
Общие элементы
Если технический
комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает
набор элементов, который значительно отличается от приведенного
в таблице 1, то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы
перекрестных ссылок к другим стандартам.
При формировании
типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те
же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую
систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для
удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта
и стандарта ИСО 15489.
6. Типовые
элементы требований к управлению документами
Цель применения
систем управления документами так же, как и детали различных аспектов,
представлены в ИСО 15489.
Таблица 1
Типовые
элементы требований к управлению документами
┌────────────────┬─────────────────────────────┬──────────────────────────┐
│Основная
область│ Общий элемент
требований │Типовой элемент
содержания│
│ применения
│
│ требований │
│ требований
│
│
│
│ к управлению
│ │ │
│ документами
│
│
│
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Создание │ Административные
правила, │ Требования к
созданию │
│документов │определяющие, какие документы│документов. │
│ │должны быть созданы │ Правила ведения деловых │
│ │и объединены
в систему │операций. │
│
│документов. Кроме
того, │ Правила
классификации. │
│ │административные
правила │ Правила
индексирования. │
│ │для
контроля статуса │
Требования к созданию │
│ │документа в течение
всего его│метаданных │
│ │жизненного цикла и
средства │ │
│ │для классификации │ │
│ │и индексирования
документа │ │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Хранение │ Административные
правила │ Специфические
требования │
│документов │контроля хранения и │к хранению, например: │
│ │уничтожения документов, │ - юридические, налоговые,│
│ │включая сроки
хранения │финансовые; │
│ │и экспертизу
ценности │ - политика
организации │
│ │ │деловых операций; │
│ │ │ - интересы
других │
│ │
│заинтересованных сторон;
│
│ │ │ - история
организации; │
│ │ │ -
культурные требования │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Доступ к
│ Административные правила
│ Ответственность за доступ│
│документам │контроля и регулирования │включает в себя: │
│ │доступа к
документам │ - аспекты
безопасности │
│ │и их использования │(физические и
логические);│
│ │ │ - гарантии того, что │
│ │ │обеспечение
доступа │
│ │ │не ставит
под угрозу │
│ │
│целостность │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Обеспечение │ Административные
правила │ Правила
перемещения │
│сохранности │контроля выбора формата │(миграции) документов. │
│документов │документов
и процессов, │ Правила
выбора │
│ │связанных
с обеспечением │программного
обеспечения. │
│ │воспроизводимости
документов │ Руководящие принципы
│
│ │и возможностью их │для выбора формата │
│ │восстановления. │документа.
│
│ │ Требования к созданию
и │ Требования к
метаданным │
│ │сбору метаданных о
действиях,│
│
│ │производимых
при работе │ │
│ │с документами │ │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Системы, │ Системы, создающие
и │ Системы должны
быть: │
│создающие
и │управляющие
документами, │ -
надежными; │
│управляющие │должны обладать качествами, │ - целостными; │
│документами │гарантирующими │ - легкими в применении; │
│ │(обеспечивающими)
полноту │ - полными; │
│ │(неизменность) содержащихся │
- упорядоченными │
│ │в них документов и
их │ │
│ │соответствие требованиям │ │
│ │организации в отношении
учета│
│
│ │и контроля │ │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Инструменты │ Инструменты и
процедуры │ Эти
инструменты могут │
│и
процедуры │управления должны
быть │включать в себя: │
│управления │разработаны так, чтобы │ - схемы метаданных; │
│документами │поддерживать структуры │ - схемы классификации; │
│ │управления
документами, │ - процедуры
хранения │
│ │требуемые
в системах
│документов;
│
│ │управления │ - схемы
классификации │
│ │ │уровней
безопасности │
│ │ │и
доступа; │
│ │ │ - перечни
сроков │
│ │
│хранения;
│
│ │ │ -
соответствующие органы │
│ │ │власти и
управления │
├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│
Ответственность│ Ответственность за │ │
│ │информацию должна
быть │ │
│ │распределена и
оцениваться │ │
│ │в соответствии с
контекстом │ │
│ │деловой
деятельности │ │
└────────────────┴─────────────────────────────┴──────────────────────────┘
Приложение
ДА
(обязательное)
СВЕДЕНИЯ О
СООТВЕТСТВИИ ССЫЛОЧНЫХ МЕЖДУНАРОДНЫХ СТАНДАРТОВ
ССЫЛОЧНЫМ
НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Таблица ДА.1
|
Обозначение
ссылочного
международного
стандарта
|
Степень
соответствия
|
Обозначение и наименование
соответствующего национального
стандарта
|
|
ИСО
15489-1:2001
|
IDT
|
ГОСТ
Р ИСО 15489-1-2007 "Система
стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие
требования"
|
|
ИСО/ТО
15489-2
|
|
<*>
|
|
ИСО
23081-1
|
IDT
|
ГОСТ
Р ИСО 23081-1-2009 "Система
стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Процессы управления документами.
Метаданные для документов. Часть 1.
Принципы"
|
|
ИСО/МЭК
Руководство 2
|
|
<*>
|
|
МЭК
82045-1
|
|
<*>
|
|
ИСО/МЭК
Директивы.
Часть 2
|
|
<*>
|
|
<*> Соответствующий национальный стандарт
отсутствует. До его
утверждения рекомендуется использовать перевод на русский
язык данного
международного стандарта. Перевод
данного международного стандарта
находится в Федеральном информационном фонде
технических регламентов и
стандартов.
Примечание. В
настоящей таблице использовано следующее
условное
обозначение степени соответствия стандартов:
- IDT - идентичный стандарт.
|